| 9 | | Los mecanismos para la emisión de un punto de cuenta/información en la actualidad, responden a prácticas burocráticas donde prevalecen los formatos rígidos, exclusivamente impresos, que dificultan que se puedan adaptar a las prácticas organizacionales actuales que se apoyan en las tecnologías de información libres. Esto trae consigo algunas consecuencias, que se mencionan a a continuación. |
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| 11 | | Tal y como están establecidos los instructivos actuales, los documentos de punto de cuenta/información no tienen mecanismos eficientes de verificación, ya que dependen de una firma autógrafa de la persona que hace la entrega y el sello del ente que suscribe el documento, mecanismos que pueden ser fácilmente vulnerables. En el caso de que un asunto o proyecto se esté llevando a cabo de manera conjunta, entre varios actores o entes, el formato de los puntos de cuenta/información no permite la emisión del documento con varios remitentes, ni que se realice la aprobación del mismo por parte de varios actores. Dado que los puntos de cuenta/información se manejan exclusivamente en formato impreso, no existen mecanismos que permitan que el emisor del documento, pueda conocer el estatus de su entrega. Adicionalmente, todo lo anteriormente mencionado dificulta que se pueda realizar la contraloría social de los puntos de cuenta/información. |
| | 9 | En la actualidad, el mecanismo para la emisión de un punto de cuenta/información a los ciudadanos Viceministros y al Ministro, responde a prácticas burocráticas donde prevalecen formatos rígidos, exclusivamente impresos, que dificultan que las instituciones se puedan adaptar a las prácticas organizacionales que, hoy día, se apoyan en las tecnologías de información. |
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| | 11 | Estas formas de operación involucran algunas consecuencias, que se pretenden describir a continuación. En primer lugar, tal y como está establecido el instructivo de los puntos de cuenta/información, no existen mecanismos eficientes de verificación del documento, ya que la autenticidad del documento depende, única y exclusivamente, de la firma autógrafa de la persona que envía el punto y el sello del ente que suscribe el documento, elementos que en la actualidad pueden ser fácilmente vulnerables. |
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| | 13 | Otro aspecto limitante del punto de cuenta/información, es que en el caso de que un asunto o proyecto se esté llevando a cabo de manera conjunta, entre varios actores o entes públicos, el formato no permite la emisión del documento con varios remitentes o con varias firmas. En ese caso, solo uno de los actores involucrados debe generar y emitir el documento, aunque la decisión sea de interés de varios entes. Del mismo modo, cuando una decisión requiere de la revisión o aprobación por parte de varios funcionarios, el formato no permite que se realice la aprobación del mismo por parte de varios actores, a excepción del caso de que sea un Viceministro y el Ministro). |
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| | 15 | En ese mismo orden de ideas, aunque inicialmente se dirija un punto de cuenta/información hacia una figura decisoria específica, éste documento puede ser redirigido a otros funcionarios para que evalúen aspectos como la viabilidad, disponibilidad presupuestaria, articulación, entre otros; y en ese caso, el formato no cuenta con los campos necesarios para el registro de las apreciaciones que se hayan dado desde otras instancias. |
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| | 17 | Adicionalmente, dado que los puntos de cuenta/información se manejan exclusivamente en formato impreso, durante el proceso de revisión por parte del Viceministro Ministro, no existe una manera que le permita, al menos al emisor, conocer el estatus de su entrega: si ya fue revisado, si ya se tomó una decisión, si fue redirigido a otra instancia, entre otros. En ese caso, la única alternativa hoy día es esperar a que el documento impreso retorne con la correspondiente decisión, proceso que en términos de tiempo, no es inmediato y puede demorar varios días o incluso semanas. |
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| | 19 | Lo anteriormente mencionado, dificulta que se puedan realizar efectivos procedimientos de contraloría social de los puntos de cuenta/información dadas las dificultades expresadas. |
